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客服投诉应对方法

客服投诉的应对方法

一、 让客户发泄

客服人员首先要态度谦让地接收客户的投诉和抱怨,引导客户讲出原因,然后针对问题解决,这种方法使用于所有抱怨和投诉处理,是采用最多的一种方法,这种方法要把握3个要点:

一听,认真倾听客户的投诉或抱怨,搞清楚客户的不满的要点所在;二表态,表明对此事的态度,使客户感受到你有诚意对待他们的投诉或抱怨;三承诺,能够马上解决的当时解决,不能马上解决的给一个明确的承诺,直到客户感到满意为止。

二、 委婉否认法

使用委婉否认发避免陷入负面评价就是当客户提出自己的购买异议后,服务人员肯定对方的异议,然后在陈述自己的观点,这种方法特别适用于澄清客户的错误想法、鼓励客户进一步提出自己的想法等方面,常常起到出人意料的显著效果。适用委婉否认法,应注意一下几个方面:

特别适用于主观自负且自以为是的客户,这种方法的表达句型是“是的,但是”,但这种句型暗示着级强烈的否认法,因此,应用时可将其改为较为委婉的“是 而 ”句型,还可以使用“除非 ”的句型,尽量避免出现“但是”。

三、 转化法

这种方法适用于误解导致的投诉和抱怨,因此处理这种抱怨时应当首先让客户明白问题所在,当客户明白是因为误解导致争论时,问题也就解决了。

应用此法应注意一下几点:

1、 服务人员经验丰富。采用转化法的服务人员,必须经验丰富,精通促销和服务技巧,因为只有这样的服务,才能擦言观色,当机立断,适时巧妙地将客户误解转化。

2、 转化方式轻松自然、这种方法运用恰当,客户会理解,若转化不当,则会弄巧成拙,使客户更生气,反而会增加阻力。因此,服务人员在用此法时应心平气和,即使客户异议明显缺乏事实根据,也不能当面驳斥,而应旁敲侧击去疏导、启发和暗示。

四、 主动解决问题,承认错误

如果产品瑕疵或服务质量不能令客户满意,就应当承认错误,并争取客户原谅,而不能推卸责任,或者寻找借口,因为理在客户,任何推诿都会使矛盾激化。承认错误是第一步,按着应当在明确承诺的基础上迅速解决问题,不能推延时间,在事发的第一时间解决问题成本会最低,客户会最认可。一旦时间长了就会另生事端。

五、 转移法

转移是指对客户的异议不予理睬而将话题转入其他方面。有时客户提出异议本身就是无事生非或者比较荒谬,这时最好不予理睬,而应当迅速地转移话题,使客户感到你不想与他加剧矛盾。应用转移法,服务人员要注意一下几点:

1、 只有服务人员认为客户的异议是无事生非或者是荒谬的异议时,才能使用这种方法;

2、 服务人员对客户无关紧要的异议可以有不予理睬的念头,但外表应显得若无其事,不要让客户看出破绽,以免使客户产生被冷落的想法,同时当服务人员认为客户的异议已经不存在时,应适时自然地转入另一个话题

3、 客户再度提起时不可不理会。如果客户再度提起异议,服务人员就不能不理会了,应运用其他方法以转化和消除客户异议。

六、客户投诉处理技巧

一、对投诉者应注意的投诉处理技巧

1、保持冷静,避免个人情绪受困扰;

2、向积极方面去想,并采取积极的行动

3、只讲客户希望知道的,而不是你想讲的;

4、集中研究解决问题的办法,而不是运用外交词令(熟记各种可行的办法,并向客户提出适当的建议);

5、避免提供过多不必要的资料/假设;

6、要充满信心;

7、即使客户粗鲁无礼,也要保持关注同情;

8、多用类似下列的语句:

(1)谢谢您提醒,我们会注意的。

(2)谢谢您告诉我们。

(3)我们明白您的困难/问题。

(4)如果我是您,我也可能会这么做。

(5)造成这样我们非常抱歉。

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